Si l’intégration est un voyage, l’entreprise est le guide. Accueillir un nouveau collaborateur ne se limite pas à lui montrer son bureau; c’est un processus qui nécessite préparation et attention. Zoom sur l’onboarding, une étape cruciale pour les ressources humaines.
L’onboarding : commençons par une définition
Le terme « onboarding » vient de l’anglais « on board », signifiant « à bord ». Dans le contexte des ressources humaines, il s’agit du processus d’intégration des nouveaux employés au sein de l’entreprise. Au-delà d’une simple formalité administrative, l’onboarding englobe toutes les actions visant à faciliter l’adaptation du collaborateur à sa nouvelle équipe, sa culture d’entreprise et ses responsabilités.
Pourquoi l’onboarding est-il si important ?
Une intégration réussie a des impacts significatifs sur plusieurs aspects de l’entreprise.
Réduire le turnover
Selon LinkedIn, 22% des départs ont lieu durant les 45 premiers jours suivant l’embauche. Un onboarding efficace augmente la probabilité que le collaborateur reste au moins trois ans dans l’entreprise. Étant donné que le coût de recrutement d’un nouvel employé peut représenter jusqu’à trois fois le salaire de l’ancien, il est essentiel d’investir dans une intégration de qualité.
Améliorer la productivité
Un collaborateur bien intégré est rapidement opérationnel. En lui fournissant dès le départ les outils et les informations nécessaires, il pourra contribuer efficacement aux objectifs de l’entreprise. De plus, un employé qui se sent soutenu et valorisé est généralement plus motivé et engagé.
Renforcer la culture d’entreprise
L’onboarding est l’occasion idéale pour transmettre les valeurs et la vision de l’entreprise. Un nouvel employé qui comprend et adhère à la culture organisationnelle est plus susceptible de s’y investir pleinement et de devenir un ambassadeur positif en interne comme en externe.
Les trois étapes clés d’un
réussi
Un bon onboarding ne s’improvise pas et se décompose en plusieurs phases.
Avant l’arrivée du collaborateur : le pré-boarding
Dès que le candidat accepte l’offre, il est crucial de préparer son arrivée. Informez l’équipe de son arrivée, préparez son poste de travail et assurez-vous que tout le matériel nécessaire est prêt. Envoyez-lui un message de bienvenue avec des informations pratiques : heure d’arrivée, lieu, dress code, etc. Cette anticipation montre au nouveau collaborateur qu’il est attendu et valorisé.
Le jour J : l’accueil officiel
Le premier jour doit être soigneusement planifié. Après avoir finalisé les aspects administratifs, présentez-lui l’entreprise, ses valeurs, et ses collègues. Organisez des moments conviviaux, comme un déjeuner, pour faciliter les échanges. Remettez-lui un guide contenant toutes les ressources utiles et définissez ensemble ses premières missions et objectifs.
Après l’arrivée : le suivi et l’intégration continue
L’intégration ne s’arrête pas au premier jour. Durant les semaines suivantes, continuez à soutenir le collaborateur. Désignez un « buddy », un collègue référent qui pourra répondre à ses questions et l’aider à s’adapter. Planifiez des points réguliers pour recueillir son feedback et évaluer sa compréhension des processus internes.
Quels outils pour faciliter l’onboarding ?
Plusieurs outils peuvent optimiser le processus d’intégration :
- Plateformes collaboratives : Des outils comme Slack permettent une communication fluide et informelle, aidant le nouveau collaborateur à s’intégrer rapidement dans les échanges quotidiens.
- Logiciels d’onboarding : Des solutions dédiées peuvent automatiser certaines tâches administratives et proposer des parcours d’intégration personnalisés, rendant le processus plus efficace et engageant.
- Rapports d’étonnement : Demander au nouvel employé de rédiger un rapport sur ses premières impressions peut fournir des insights précieux pour améliorer l’onboarding et l’entreprise en général.
Exemple d’un onboarding réussi
Prenons l’exemple d’une entreprise qui a mis en place un processus d’intégration structuré :
- Avant l’arrivée : Le collaborateur reçoit une vidéo de bienvenue et toutes les informations pratiques. Son poste de travail est prêt, avec un kit de bienvenue personnalisé.
- Le jour J : Après l’accueil, il rencontre son « buddy » et participe à un déjeuner avec l’équipe. On lui présente clairement ses missions et objectifs.
- Suivi : Durant les premières semaines, des points réguliers sont organisés pour évaluer son intégration et répondre à ses questions. Un rapport d’étonnement est réalisé pour recueillir son feedback.
Conclusion
L’onboarding est bien plus qu’une formalité administrative; c’est une stratégie essentielle pour fidéliser les talents, renforcer la culture d’entreprise et améliorer la performance globale. Investir du temps et des ressources dans un processus d’intégration structuré est un choix gagnant pour l’entreprise et le collaborateur. Alors, êtes-vous prêt à accueillir vos nouveaux talents comme il se doit ?
